Ở bài viết trước, chắc chắn mọi người đã biết được tổ chức sự kiện là gì. Bên cạnh đó, tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện cũng được nhiều người công nhận. Trong bài viết sau đây, Trí Việt – công ty tổ chức sự kiện Bình Thuận sẽ giúp cho bạn biết rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.
Mẫu quy trình tổ chức sự kiện của Trí Việt
Công ty tổ chức sự kiện Bình Thuận Trí Việt đã có cơ hội làm việc với nhiều doanh nghiệp, nhãn hàng lớn, chính vì thế mà chúng tôi đã đúc kết ra được một quy trình cơ bản để làm nên một sự kiện chuyên nghiệp như sau:
Nên xác định sự kiện bạn làm thuộc chủ đề gi
Đối với bất kỳ buổi sự kiện nào, phía doanh nghiệp lúc nào cũng nên xác định trước chủ đề, nội dung mà họ muốn hướng tới, từ đó, quý doanh nghiệp sẽ xác định được những việc mà mình phải làm và trả lời theo những câu hỏi như sau:
- Sự kiện đó có quy mô như thế nào?
- Sự kiện đó có chủ đề gì?
- Những khách hàng chính tham dự là ai?
- Tổ chức sự kiện ở đâu?
- Sự kiện đó mang lại thông điệp gì?
- Chi phí tổ chức sự kiện đó sẽ là bao nhiêu?
Công ty tổ chức sự kiện Bình Thuận Trí Việt khuyên quý doanh nghiệp nên liệt kê ra những câu trả lời như trên một cách đầy đủ để bên công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể giúp bạn hoàn thiện buổi sự kiện chất lượng, nâng giá trị cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm: Khai trương PNJ Bình Thuận.
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện Bình Thuận Trí Việt xin lưu ý cho các doanh nghiệp rằng bạn cần lập nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm đảm nhiệm một mảng chi tiết để đảm bảo được quy trình và tính chuyên nghiệp theo từng khâu.
Đặc biệt, nhóm lên ý tưởng là nhóm quan trọng nhất, bởi nó quyết định được sự kiện đó có hấp dẫn và mang được tầm ảnh hưởng lớn hay không. Chính vì thế, yêu cầu đối với nhóm này là phải am hiểu dịch vụ, sản phẩm và lên kịch bản một cách chỉnh chu, chi tiết nhất.
Phân chia nhân sự theo kế hoạch
Để có thể lên thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp thì các agency event và khách hàng cần phối hợp với nhau. Lúc này, công ty tổ chức sự kiện sẽ phải tư vấn những điều liên quan tới buổi sự kiện một cách tường tận, giúp cho doanh nghiệp cân chỉnh được chi phí cho mình.
Thực hiện kế hoạch
Bộ phận nhân sự lúc này thực hiện theo đúng quy trình kế hoạch đã vạch ra trước đó.
Để tránh sự kiện diễn ra chậm trễ thì việc của các bộ phận là cố gắng thúc đẩy tiến độ theo quy trình đã vạch ra.
Chuẩn bị và dàn dựng
Những hoạt động cần dàn dựng bao gồm:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
- Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Gửi thiệp mời
Thời gian dự kiến hoàn thành tầm 2 tuần tùy quy mô sự kiện, để tránh sai sót, quý doanh nghiệp nên chạy thử trước 1 – 2 lần.
Tổ chức sự kiện
Nhân viên sẽ thực hiện theo kế hoạch đã được đề ra dưới sự điều phối của trưởng bộ phận mỗi khâu. Đối với những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến thì nên hợp tác với nhau để giải quyết nhanh chóng hơn.
Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Chưa có một tiêu chuẩn nào cụ thể cho quy trình tổ chức sự kiện Bình Thuận chuyên nghiệp và đầy đủ, tuy nhiên, Trí Việt đã nghiên cứu và đề ra một số yếu tố góp phần giúp sự kiện đó chuyên nghiệp, nâng cao giá trị doanh nghiệp như:
- Xác định được địa điểm tổ chức sự kiện.
- Gửi thư mời và thông điệp trước thềm sự kiện.
- Thực hiện theo kế hoạch đã được đề ra trước đó.
- Luôn có phương án dự phòng cho mọi tình huống.
- Chìa khóa của sự thành công là theo sát khách mời.
- Đề ra ngân sách và chi tiêu theo đó.
Xem thêm: Tài trợ chung kết 5 đường lên đỉnh Olympia 2015.
Trí Việt – Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Bình Thuận
Tự hào là công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và tận tâm tại Bình Thuận, đến với Trí Việt, bạn sẽ có được một buổi sự kiện suôn sẻ, nâng cao giá trị doanh nghiệp của mình trong mắt các đối tác. Vậy quy trình tổ chức sự kiện Bình Thuận tại Trí Việt đã được chúng tôi giải thích đầy đủ và chi tiết, quý khách hàng nếu có thắc mắc gì có thể gọi về hotline để được giải đáp cụ thể hơn nhé.
CÔNG TY TNHH TRÍ VIỆT EVENT
Cơ sở: 84 Nguyễn Trãi- P. Phú Thủy- Tp. Phan Thiết- Bình Thuận.
Điện Thoại : 02526.501.586 – 093.716.0001 ( Mr Tú)
Email : tochucsukienbinhthuan.vn@gmail.com
Website : www.tochucsukienbinhthuan.vn
Tổ Chức Sự Kiện Trí Việt xin hân hạnh được phục vụ quý khách!